系統知情是化解一切管理問題的根本!
導讀:工廠管理中的大問題都是由無數個小問題“集”成的,在問題形成的過程中,我們“不知不覺”。我們不知道昨天車間到底生產了哪些產品、不知道客戶的訂單什么時候能夠交貨,甚至不知道客戶訂單的生產到了哪個工序……
如何破“集”?唯知情(知道)是入處。
“知道”是一股很大的力量。
我有一家客戶企業,這家企業有十二個分廠,對每位廠長和主管都進行了股權分配和股權激勵。面對這樣一家大企業,朗歐企管認為,整個集團至少要完善兩大體系:一個是獨立核算的財務體系,一個是采購供應鏈體系。財務的獨立核算就意味著工廠的關鍵數據,每個分廠用了多少材料、產出了多少產值企業老總都清清楚楚,這就是知情。
朗歐企管的咨詢老師遍布全國各地,朗歐企管的管理也是個問題。于是,我給每位老師建立了一張履歷表,記錄每位老師做了哪些好事、有哪些問題。另外,每個星期會有專人給項目老師打電話,了解他這個星期做了哪些工作,策劃思路是什么,哪些數據發生了變化。我這樣做就是為了做到知情,至少老師們知道他們做的事情,我都知道了。
所以,管理者要管好團隊,首先要保持知情,知道、知情是破“集”的入處。保持知情并不是口頭禪式的“知道了”,而是要實實在在地關注事情。
保持知情的三大要點。
怎么才能保持知情呢?針對工廠中管事情的三大難點,我相對應地提出保持知情的三大要點。
(1)難以量化:任務細化、結果數據化。
量化,絕對不僅僅是設定數據指標,使數據從無到有;量化,首先是工作任務的細化。
很多老板很不解:“我的企業也有數據庫啊,為什么企業的管理還是那么亂?”
比如,有的企業總是不能按時交貨,便安排業務部每天統計訂單準交率,其實這樣統計所得的“訂單準交率”充其量就是一組數字而已。真正統計訂單準交率,需要將從訂單評審到交期的整個生產過程分解到主生產計劃中,進而細化到月計劃、周計劃、交接控制等各個環節,從而對每一個環節做到量化管理。訂單準交率,只是所有環節的組合最后的數據化體現。
量化的前提是任務的細化。任務細化在先,結果數據化在后。如果我們僅僅把數據化管理、量化的管理,理解成簡簡單單地建立一個數據庫,那就錯了。
數據只是最終的結果。跟掙錢一樣,不要總覺得自己口袋里面的錢少,那只是一個“果”。“因”是什么?“因”是我們每天沒有努力地去工作,沒有提高自己的能力。
(2)難以透明:問題顯現化、結果公開化。
前面講了,“知情”是管理破“集”的入處。在很多中小企業,最難做到的恰恰是知情。做到知情是有方法的,即問題顯現化、結果公開化。
首先,要通過機制讓問題呈現出來。比如,每天統計品質合格率、訂單準交率、出貨及時率等,目的就是通過數據化的管理將問題呈現出來。將問題顯現化,是管理者的一個核心的能力。需要注意的是,呈現問題不是“拋皮球”,把問題拋出來就完事了。在呈現問題的過程中,問題描述占20%,另外的80%是對造成問題的原因進行分析。
只有把任務細化、結果數據化、問題顯現化了以后,才能夠做到結果公開化。
很多企業的管理很難做到結果公開化,是因為很多東西沒有量化,對員工的評價只能憑感覺、靠身份,這樣一來,自然就不敢做到公開了。公開就是最好的管理。所有能夠公開的事情,絕對不會錯到哪里去。企業的管理敢于公開、敢于透明,至少證明了管理做到了量化、做到了公平。
(3)難以究責:過程落實、結果較真
2008年的時候曾經流行過一種模式:以結果為導向、以業績為導向。很多老板對下屬講:“我不管你的過程如何,我要的是結果。”銷售部也對生產部說:“我不管你怎么做,28號這批貨,你生產部必須做出來。”生產部又會對采購部說:“我不管,我明天就要上線生產,這批貨要是交不出來,你跟老板交代。”……很多企業里面的人都在玩這種“游戲”。
“以結果為導向”其實也沒有錯,但是,如果把它理解為“以結果為宗旨”,就錯了。在企業的管理工作中,結果固然重要,但是,結果是由過程形成的,一旦形成了結果,在客觀上我們就無法再去改變。所以,我們要注重過程落實。
品質合格率低,要對造成品質合格率低的原因進行列舉分析,通過數據化的統計鎖定影響品質的前三大因素,然后有針對性地制定改善方案。常規解決問題的思路是:發現問題→分析問題→制定措施,以為這樣就能把問題解決了。其實不然,解決問題的重中之重是過程的落實。因此,制定措施之后,還需要督促執行→追蹤效果→解決問題→持續檢查。
而對于結果,則需要較真。很多企業恰恰相反,過程不落實,結果不較真。“較真”主要體現在對結果的問責上面。當一項制度、一個方案推行之后,要確保它的權威性,對做得好的員工要給予獎勵,對違反操作規定的員工則要敢于處罰,并將獎罰的結果張貼在企業宣傳欄進行公示。
結語
有些老板認為做到知情很難,因為時間不夠,不可能天天去生產現場,怎么能夠做到知情呢?
我所提倡的系統知情,是通過機制建設來做到知情。通過建立數據體系,通過組建PMC部,通過稽查,通過管理積分,通過考核績效,通過朗歐企管的等距離管理系統等,做到任務細化、結果數據化,問題顯現化、結果公開化,過程落實、結果較真,從而使自己保持系統知情。
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